Nu acum, ca am meeting!

Cand eram noi copii, “mitingurile” se intamplau in Piata Universitatii si presupuneau, dupa caz, cateva mii de oameni (si cativa mineri, eventual).

Cand am ajuns noi adulti si-am intrat in publicitate, mitingurile au suferit doua transformari:

-          Au inceput sa se scrie “meeting”
-          Se intampla cu mai putin de 100 de oameni si de cateva ori pe zi

Cat de necesare sunt aceste meetinguri si cui folosesc ele? Nu stie nimeni sa raspunda. Un coleg de la un departament conex a inceput sa aiba probleme dupa ce un subaltern de-al sau a lecturat nu-stiu-ce-carte-tip-Eficienta-in-7-trepte si-a venit rezolut la birou cum ca el nu mai participa la nici un meeting in viata lui, ca-s pierdere de vreme. O alta prietena din industrie imi povestea ca in Suedia sunt necesare, in medie, cam 20 de intalniri in comitet complet ca sa decida pe o chestiune de categoria “prosoapele de hartie din baie”. Deci, cum e mai bine? Ca-n Suedia sau ca la departamentul de care va povesteam?

La noi in agentie, de pilda, meetingurile sunt la loc de cinste. Daca socotim ca suntem aproximativ 120 de oameni, pe aproximativ 8 arii de expertiza, ar fi surprinzator sa ne descurcam in proiecte integrate fara sa ne vedem deloc la ochi. Din propria experienta, proiectele desfasurate exclusiv pe email au sanse sa se rateze glorios. Tot din propria experienta, proiectele care se desfasoara majoritar in salile de sedinta au sanse sa se prelungeasca inimaginabil.

Oriunde te-ai uita, observi ca exista partizani ai intalnirilor si dusmani ai lor. Exista un segment cu viziune moderata si un segment indiferent. Si, pe toate aceste segmente, sunt mai multe tipuri de sindroame pe axa. De exemplu:

Sindromul “Multimea ma face nervos”. Cei care au acest sindrom evita din rasputeri sa se intalneasca. Orice meeting cu mai mult de 3 membri le da stari de ameteala si panica. Incearca sa faca totul pe email sau telefonic. Cel mai adesea, informatia se pierde pe parcurs si se alege praful de coordonare si de ansamblu.

Sindromul “Nu suport, dar aia e”. In acest caz, meetingurile se produc rar si oarecum grabit. Participantii sunt moderati cu maxima zgarcenie, iar convocatorul intalnirii are aerul ca-i pleaca scaunul de sub fund si ca trebuie neaparat sa fuga dupa el. Din trei cuvinte, taie doua, ca sa “nu ne intindem si sa devenim contraproductivi”. Contraproductivitatea se masoara abia la sfarsit, cand se face intalnirea de evaluare a proiectului. Si cand se descopera ca erau niste amanunte de luat in calcul, dar, in timpul intalnirilor, au fost trecute de convocator la capitolul “pierdem vremea”.

Sindromul “E mai bine sa fim toti de fata”. Aici, cel care solicita meetingul are usoare nesigurante. Ca sa scape de ele, ar trebui sa puna mai mult focus pe coordonare, insa asta cere efort. E mai simplu sa le emita verbal, cu toata lumea posibil implicata la masa. N-are cum sa nu ajunga la cel care trebuie. Si la inca cinci in plus, dar ce mai conteaza? Totul e securizat, nu scapa nimic. Ca un avantaj, tipul asta de intalniri e foarte instructiv. Participantii la ele se trezesc brusc cu competentele crescute pe arii la care nici n-au visat, pentru ca nu-i privesc.

Sindromul “Ma intalnesc, deci exist”. Fugiti! Cat de repede puteti. Acesti fanatici considera meetingurile ca fiind elemente definitorii pentru identitatea lor. Orice ar fi, trebuie sa se lase cu o intalnire. Orice telefon se incheie fie cu “nu acum, ca am un meeting”, fie cu “sa vad ce meetinguri mai am in agenda si te sun eu”. Isi muta biroul in sala de sedinte si lucreaza de acolo, pentru ca oricum au doar o pauza de cinci minute intre intalniri si nu au timp sa faca nimic altceva. Meetingurile dureaza de la mult la foarte mult, cu mici pauze in concentrare si ritm: “stai asa, ca am primit un mail”, “mai lucrez la un document, dar nu ma luati in seama”, “vorbiti voi fara mine ca trebuie sa raspund la un mesaj”. Participantii pleaca in serii din intalniri de cel putin doua ore, avand capul stup. Partea frumoasa? Maine trebuie sa se intalneasca din nou, ca meetingul asta n-a fost suficient de clar.

Eu fac parte din cei care sunt siliti sa opereze cu meetingurile pe baza cotidiana. Nu-s vreo experta, iar sindroamele de mai sus ma apuca periodic, de la cel mai mic la cel mai mare. Dar, cand ma confesez pe marginea lor, incerc sa promit ca:

1. Nici un meeting fara scop
2. Nici o zi cu mai mult de doua intalniri.

Inca ma straduiesc sa ajung la standardele de mai sus.